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UASLP's ORCID integration: Adding value for their researchers

Julie Anne Petro's picture

Interview with Rosalina Vazquez, UASLP

This post is authored by Ana Cardoso and Rosalina Vazquez

Spanish language version below.

In this blog post, Rosalina Vázquez Tapia, Director of the Virtual University Library at the Universidad Autonoma de San Luis Potosi (UASLP) shares with us their experience integrating with ORCID. We learn why they joined ORCID, their priorities for their integration, how they got the word out to their community, including training workshops for researchers. You'll also see what impacts they've had so far and where they are going from here. One of the most interesting things about this exemplar is how they saw this project from the lens of adding value to their researchers.

1) Please can you tell us your name and your position at Universidad Autónoma de San Luís Potosí (UASLP)

Rosalina Vázquez Tapia. Director of the Virtual University Library of the UASLP 

2) Thinking back to a year or so before UASLP joined ORCID, what were the main reasons for you becoming a member?

First, since using ORCID iDs was already considered a project from the National Repository of CONACYT (National Council of Science and Technology) and by LA Referencia (Latin American Network of Institutional Repositories of Scientific Publications); in which we participate, we also considered them as an option for assigning persistent digital identifiers to authors of scientific publications deposited in our institutional repositories, OJS (Open Journal System) or CRIS (Current Research Information System) platforms. Additionally, we knew that some of the main refereed journals in which the UASLP researchers publish were already linked to ORCID and even some of them established it as a publication requirement.

Second, we evaluated the technical advantages that the implementation of the Institutional API of ORCID could offer us for a project that we started towards the end of 2016 with funding from CONACYT. This project consisted of developing a CRIS System under its own model, using open technologies, international standards and different external sources of information, including the ORCID iD for researchers.

3) What were your top priorities once you’d joined ORCID, what did you want to achieve first and why? 

Mainly there were three:

  1. Implement the member API to obtain the authorization of the researchers to read and write in their ORCID records and push the affiliation to link all their work to the UASLP. This implementation consisted of creating an authentication page by LDAP to the Institution’s active employee directory and from there, through the ORCID API the researcher is requested to create and / or authenticate his registry. 
  2. Organize dissemination and training activities in two ways: 1) locally to UASLP teachers with the support of representatives of ORCID, and 2) presenting the project in webinars and workshops hosted by ORCID. In this sense we organized the first workshops at the UASLP in October 2017 given by Ana Heredia and Ana Cardoso, and I presented the project at the COLMEX Workshop (Mexico 2017). We participated in another webinar in 2018, in a workshop in Peru in 2018, webinar UASLP 2019 and finally UASLP participated in another webinar hosted by CUDI in 2019.
  3. Obtain Collect and Connect certification badges. It was one of our goals that we reached in October 2018. We considered it a priority because it would give our implementation greater support and visibility due to the fact that it was recognized and certified by ORCID. For this, we created a micro site within the BVU site, with all the information about the advantages of ORCID, access to the application for the authentication of researchers through the Institutional API, and training materials and activities.

4) What kind of outreach, communication, and education did you do for users at your organization before, during, and after launching  ORCID?

We have carried out three types of training and dissemination activities:

  1. Executive presentations addressed to directors of schools, faculty, and research institutes. In these we demonstrated how to create and / or authenticate their ORCID iD and how we can work from there, push the affiliation and its publications.
  2. Training workshops aimed at researchers. To do this, we created the Virtual Open Science Classroom in our educational platform TZALOA (Moodle) where we designed an online course on the authentication and filling of the ORCID iD register and published the training materials and presentations.
  3. Organization of Webinars and participation in ORCID workshops, to continue promoting the project.

5) What impact has your ORCID integration had internally? 

So far it has been good because the vast majority of the teachers to whom we have presented the project have had a good response. However, we still need researchers to link their ORCID iD. We also have to conclude the integration with the CRIS System, the ORBIS (VIVO) platform and the NINIVE Institutional Repository (Dspace), which we believe we can conclude in the first months of 2020.

6) What are your plans with ORCID for the future? How would you like to expand on your current successes?

In the short term, to conclude our integration in order to show researchers that by giving authorization to UASLP and other publishers as trusted organizations, it will allow them to automatically fill in their ORCID records and we will also be able to download their data to our CRIS system, publish them on the portal ORBIS (LIVE) and deposit them (if the publication allows immediate open access) in NINIVE. In this way, our goal is to ensure that at least 80% of researchers have been authenticated during the first four months of 2020.

In the medium term, present the results of our integration in national and international academic events, including those organized by ORCID, and continue with the dissemination and training of teachers and postgraduate students.

In the long term, have a more active role as an ORCID member, participating in their research projects and/or working groups.

7) What do you think would be valuable for other members to know about integrating with ORCID

That they see the added value that they can offer to their researchers in their academic communities, to validate their affiliation, automatically update their ORCID records and synchronize them with their institutional systems or platform.

8) In a couple of sentences, what’s your best advice for other ORCID members about your experience integrating with ORCID?

To have a project plan and a very clear objective of why they need to join ORCID, so that they do not waste time and achieve the results that have been proposed in the short term.

Make the most of the technical and human support offered by ORCID representatives, not only the tools they provide, but the willingness they have to answer questions and support training activities.

9)   Lastly, what’s one thing everyone should know about UASLP integration with ORCID?

That it is a very particular integration, because it not only focuses on one platform but also on multiple platforms (CRIS, VIVO, Dspace, OJS) that are part of an open science ecosystem that we are building in the UASLP, in which we intend that from different sources of information, both internal and external, the different systems can be fed and the information kept in sync with the researchers' ORCID records. By achieving this, we will give greater visibility to the Institution's scientific production and a greater academic impact to its researchers.


Entrevista con Rosalina Vázquez, UASLP

1) ¿Puede decirnos su nombre y su puesto dentro de la Universidad Autónoma de San Luís Potosí (UASLP)

Rosalina Vázquez Tapia. Directora de la Biblioteca Virtual Universitaria de la UASLP 

2) Pensando en más o menos un año antes de que la UASLP se convirtiera en miembro de ORCID, ¿cuáles fueron las razones principales por las que pensaron en ser miembros? 

Primero, porque el ORCID ID ya era considerado por el Repositorio Nacional de CONACYT (Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología) y por LA Referencia (Red Latinoamericana  de Repositorios Institucionales de Publicaciones Científicas), proyectos en los que participamos de manera institucional,  como una de las opciones para asignar identificadores digitales persistentes a los autores de publicaciones científicas depositadas en  los repositorios institucionales, plataformas OJS (Open Journal System) o Sistemas CRIS (Current Research Information System). Adicionalmente, sabíamos que algunas de las principales revistas arbitradas en las que publican los investigadores de la UASLP, ya estaban vinculadas a ORCID e inclusive algunas de ellas, lo establecían como un requisito de publicación.

Segundo, evaluamos las ventajas técnicas que podría ofrecernos la implementación de la API Institucional de ORCID para un proyecto que iniciamos hacia finales del 2016 con financiamiento de CONACYT, que consistía  en desarrollar un Sistema CRIS bajo un modelo propio, utilizando tecnologías abiertas, estándares internacionales y diferentes fuentes de información externas, entre ellas, los registros ORCID iD de los investigadores.

3) ¿Cuáles fueron sus principales prioridades una vez que se unieron a la comunidad ORCID, qué querían lograr primero y por qué?

Principalmente fueron tres: 

  1. Implementar la API de miembro, para obtener la autorización de los investigadores para leer y escribir en sus registros ORCID y empujar la afiliación para vincular todos sus  trabajos a la UASLP. Esta implementación consistió en crear una página de autenticación por LDAP al Directorio activo de empleados de la Institución y a partir de ahí, a través de la API de ORCID se solicita al investigador la creación y/o autenticación de su registro. 
  2. Organizar actividades de difusión y capacitación en dos sentidos,  1) de manera local a los profesores de la UASLP con el apoyo de representantes de ORCID y 2) presentando el proyecto en Webinars y Workshops organizados por ORCID. En este sentido organizamos los primeros talleres en la UASLP en octubre de 2017 impartidos por Ana Heredia y Ana Cardoso, y presenté el proyecto en el Workshop COLMEX México 2017, Webinar 2018, Workshop Perú 2018, Webinar UASLP 2019 y Webinar CUDI-UASLP 2019.
  3. Obtener la certificación de la implementación del programa Collect & Connect. Fue una de nuestras metas que alcanzamos en octubre de 2018. Lo consideramos prioritario pues le daría mayor soporte y visibilidad a nuestra implementación el hecho de que fuera reconocida y certificada por ORCID. Para ello, creamos un micro sitio dentro del sitio de la BVU, con toda la información a cerca de las ventajas de ORCID, el acceso a la aplicación para la autenticación de los investigadores a través de la API Institucional y los materiales y actividades de capacitación. 

4) ¿Qué tipo de divulgación, comunicación y entrenamiento se hizo para los usuarios de su organización antes, durante y después de lanzar ORCID?

Hemos llevado a cabo tres tipos de actividades de capacitación y difusión:

  1. Presentaciones ejecutivas dirigidas a directores de escuelas, facultades e institutos de investigación, en las cuales les mostramos como crear y/o autenticar su ORCID iD y cómo podemos a partir de ahí, empujar la afiliación y sus publicaciones.
  2. Talleres de capacitación dirigidos a los investigadores. Para ello, creamos el Aula Virtual de Ciencia Abierta en nuestra plataforma educativa TZALOA  (Moodle) en donde diseñamos un curso en línea sobre la autenticación y llenado del registro ORCID y publicamos los materiales de capacitación y presentaciones.
  3. Organización de Webinars y participación en Workshops de ORCID, para continuar promoviendo el proyecto. 

5) ¿Qué impacto ha tenido su integración con ORCID internamente?

Hasta el momento ha sido bueno porque la gran mayoría de los profesores a quienes les hemos presentado el proyecto, han tenido buena respuesta; sin embargo, aún nos faltan investigadores por vincular su ORCID. También tenemos que  concluir la integración con el Sistema CRIS, la plataforma ORBIS (VIVO) y el Repositorio Institucional NINIVE (Dspace), que estimamos poder concluir en los primeros meses del 2020. 

6) ¿Cuáles son sus planes con ORCID para el futuro? ¿Cómo le gustaría ampliar sus éxitos actuales?

A corto plazo, concluir nuestra integración para poder mostrarles a los investigadores que al darle la autorización a la UASLP y a otros editores como organizaciones de confianza, les permitirá llenar automáticamente sus registros ORCID y a nosotros, descargarlos a nuestro sistema CRIS, publicarlos en el portal ORBIS (VIVO) y depositarlos (si la publicación permite el acceso abierto inmediato) en NINIVE. De esta forma, nuestra meta es lograr que durante el primer cuatrimestre del 2020 se hayan autentificado al menos el 80 % de los investigadores.

A mediano plazo, presentar los resultados de nuestra integración en eventos académicos nacionales e internacionales, incluyendo en los organizados por ORCID, y continuar con la difusión y capacitación a los profesores y alumnos de posgrado.

A largo plazo, tener un papel más activo como miembro de ORCID, participando en sus proyectos de investigación o grupos de trabajo. 

7) ¿Qué crees que sería valioso para otros miembros saber sobre integrarse con ORCID?

Que vean el valor agregado que pueden ofrecerle a los investigadores de sus comunidades académicas, para validar su afiliación, actualizar de manera automática sus registros ORCID y sincronizarlos con sus sistemas o plataformas institucionales. 

8) En un par de oraciones, ¿cuál es su mejor consejo para otros miembros (y no miembros) de ORCID sobre su experiencia al integrarse con ORCID?

Tener un proyecto y un objetivo muy claro del por que o para que requieren afiliarse a ORCID, para que no pierdan tiempo y logren los resultados que se han propuesto a corto plazo.

Aprovechar al máximo el soporte técnico y humano que ofrecen los representantes de ORCID, no solo las herramientas que proveen, sino la disposición que tienen para resolver dudas y apoyar en actividades de capacitación.

9) Por último, ¿qué es lo que todos deberían saber sobre la integración de UASLP con ORCID?

Que es una integración muy particular, porque no sólo se enfoca a una plataforma sino a múltiples plataformas (CRIS, VIVO, Dspace, OJS) que forman parte de un ecosistema de ciencia abierta que estamos construyendo en la UASLP, en el cual pretendemos que a partir de diferentes fuentes de información tanto internas como externas, se puedan alimentar los diferentes sistemas y mantener la información sincronizada con los registros ORCID de los investigadores. Al lograrlo, le daremos una mayor visibilidad a la producción científica de la Institución y un mayor impacto académico a sus investigadores.